WBS(work breakdown structure)を資料作成に活かそう

こんにちは！資料作成のPaperdockです。みなさんは、あるプロジェクトの資料を作成する際に、どのように資料を作成していきますか？あと3日しかないという場合（この時点でちょっと工数の見積もりが甘いですが）、資料作成に集中し、全体像を把握するために有用な「WBS（work breakdown structure）」という考え方をご紹介します。

システム開発にはよく使われる

Photo via VisualHunt

WBSはシステム開発のプロジェクトマネジメント手法としてよく使われます。また、コンサルタント野方なら、「マインドマップ」をご存知の方も多いかと思います。これをタスクの洗い出しに使うのがWBSです。 Work breakdownの名前が示す通り、プロジェクトをワークパッケージに分解していきます。

ワークパッケージ

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言葉の意味としては想像がつくでしょうが、プロジェクトを構成する各最小の作業やタスクのことを言います。組織で進めるプロジェクト単位だと1ワークパッケージは8時間以上80時間以内に収まる作業をあてるといいとされていますが、個人の作業レベルでいうとこれは多いでしょう。一個人で資料作成する場合を考えると、1ワークパッケージあたり2時間あたりの作業が妥当だと思われます。二時間の作業量であれば、想像に難くなく、ある作業に時間がかかったとしても、見積もった時間と実際にかかる時間が大幅に変動することがすくないと考えられるからです。以下で資料作成のシミュレーションをワークパッケージに落とし込んでWBSで考えていきましょう。

社内プレゼンの資料作成を任されたケース

あなたは、コンサルティングファームに入社した3年目のコンサルタントです。社内で行われる新入社員歓迎会で、お店をきめることをまかされました。先輩コンサルタントたちは、あなたのお店を決めた判断をプレゼンしろと言って来ています。さて、残された時間はあまりおおくありません。あなたはプレゼンに必要な事項をWBSで洗い出すことに決めました。

「目的はなんだろう」

もちろんお店を決めることですが、最終的には、クライアント（社内のコンサルタントたち）が満足することです。さまざまな要因があると思います。そこであなたは次のように考えました。

お店を決めるには、
料理の質
お店にカラオケなどみんなで遊べるところ
予算
人員のキャパシティ
接客の良さ
などなど、考えるファクターはたくさんあるぞ？

調査しよう

考えるファクターがわからなかったら、クライアントの質問をすればいいでしょう。あなたはアンケートを取ることに決めました。

・・・数日後。なるほど、先輩たちは、料理の質にこだわっている人が多そうだ。時点で接客の良さをあげてる人もいるぞ。料理の質と接客の良さを兼ね備えたお店を選べば、先輩たちの8割は満足してくれそうだ。

これで、あなたは料理の質と接客の良さを兼ね備えたお店をえらぶことにきめました。さて、あなたはアンケートを元に資料を作成します。ここから資料作成のWBSを見ていきましょう。

個人のレベルでのWBSワークパッケージ

組織レベルでのワークパッケージを個人に適用することは、難しいと冒頭にも述べた通りです。予定時間が大幅にずれてはいけませんので、個人で想像できる作業量まで分解しましょう。資料作成のWBSはざっくりとこんなところでしょうか。およそ、どのワークパッケージも2時間以内に収まるものまで、分解しました。

WBSのメリット

WBSは計画を立てやすいこと、作業の漏れがなくなることなどがあげられます。頭の中だけでざっくりとイメージすると、予期せぬ作業が入ったり、見積もりが甘かったりします。大幅な納期遅れを防ぐためにもWBSは有用です。ほかに、タスクを書き出すため、そのタスクにかけられる時間と、タスクにフォーカスすることができます。また、ワークパッケージを2時間と決めておけば、一番細い粒度のワークパッケージの数さえ数えれば、予定時間を見積もることが簡単にできます。

WBSのデメリット

WBSのデメリットは、ワークパッケージを洗い出すために、時間がかかるということです。プロジェクトの全体像を想像し、こういうワークパッケージが必要だということ判断するため、プロジェクトを把握しなければなりません。ただし、それを差し引いてもタスクマネジメントには有用です。また、WBSは各ワークパッケージをガントチャートに落とし込むことで、進捗管理を簡単に行うことができます。

システム開発におけるプロジェクトマネジメント

コンサルタントたちも、システム開発に関するプロジェクトマネジメントには、かなり有用な情報が多いです。ガントチャートの作り方、WBSの分け方など、体系化されたやり方があります。システム開発は複雑に込み入ったプロジェクトになるケースが多いため、このような手法が多くあり、また、日常に活かせるProductivityマネジメントの考え方もあります。プロジェクトマネジメントの基礎はPMBOK（Project Management Body of Knowledge）という規約に書かれています。これを全部読むのは大変ですので、「マンガでわかるプロジェクトマネジメント」などがとっつきやすく、わかりやすい内容になっています。ぜひ、プロジェクトマネジメントに関してもまなんでみてください！

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