資料作成における「目次」の効用

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  皆さんはパワーポイントで資料を作成する時に「目次」は付けていますか?   「必ず付ける」、「付けたことない」、「ページ数によってケースバイケース」、、、などなど、資料における目次の有無は、作成する人によって、また作成する資料の分量、内容によって千差万別だと言えそうです。 資料作成代行サービス「ペーパードック」では、よほどページ数が少なくない限りは「目次」を付けることを推奨しています。 それは「目次」をつけることで、明確な効用があるからに他なりません。    

1.全体分量の冒頭把握

laptop-with-mouse-and-mug-on-documents     一般的には、表紙の次のページに「目次」を配置します。 そうすることで、資料(プレゼン)の冒頭でその資料(プレゼン)がどのくらいの分量なのかを読み手(聞き手)が把握可能になります。読み手(聞き手)からすると5ページの資料なのか、50ページの資料なのかで、読むために必要な時間の見積もりや読む(聞く)ための心構えが大きく変わってきます。 特にプレゼンの場合では、何ページに及ぶか分からないプレゼンを聞くのは得もいえぬ不安感が聞き手に生まれるものです。「あとどのくらい続くんだろう・・・」という気持ち・不安感を聞き手に与えたままプレゼンを進めるとせっかくの素晴らしいプレゼンも、その不安感が内容理解の障害となってしまうのです。   学校の授業も「1単元が1時間で終わる」ということが分かっているからその1時間を集中して聞くことができますが、仮に何分の授業なのかがわからなかったらどうでしょうか?いつ終わるか分からないものに対して、集中力を持ち続けることはかなりの苦痛を要します。 読み手(聞き手)に対するホスピタリティの観点、プレゼンの内容を十分に理解してもらうための障害を取り除く観点からも、目次は付けた方がベターだと言えるでしょう。  

2.全体骨子の把握

184667699_9a145cd747_b 2つ目の効用が「全体骨子の把握」です。 人間の脳の集中力には限界があります。仮に50ページの資料だった時に、その50ページの資料全てを100%の集中力をもって読む(聞く)ことは現実的には難しいといえるでしょう。 その際には、まずは「目次」を確認し、自分が「最も興味のある」「最も重要だ」と感じる内容(章)に”あたり”をつけるのです。 仮に、その章だけを読む(聞く)のではなく全体を読む(聞く)としても、冒頭で「この章は特に重要だ」ということを自分なりに理解することで、他の章もその”あたり”を付けた章にどのようにつながるのかという意識の中で読む(聞く)ことができ、理解が早まると言われています。 全体感がわからないなかで”のんべんだらり”と資料を読む(プレゼンを聞く)よりも、事前に”あたり”を付けておくことが理解を早める一つの手法であり、「目次」はその役割を大いに果たしてくれる1つのパーツであると言えます。    

3.内容切り替えの明確化

これは「目次」そのものというよりも、よくある資料作成のパターンとして「目次」を「中表紙」に使う場合に効力を発揮します。 目次スライドを通常のスライドのレイアウト・デザインとは変えておき、章が変わるタイミングで該当の章以外をグレーアウトした目次を中表紙として設定することで読み手(聞き手)に章が変わったということを意識づけるのです。 仮に下のような資料の「目次」があったとしましょう。   目次1 章の段落が終わるタイミングで、次のような「目次」の「中表紙」を挟みます。 目次2 こうすることで明確に「章」が切り替わったことが読み手(聞き手)に理解され、そのタイミングで頭の切り替えが行われるのです。 こういったちょっとした工夫が資料やプレゼンにおいては非常に重要になってきます。       ここまでお伝えしたように、資料作成においては「目次」一つとっても、意味を持たせたページ構成が必要になってきます。 もちろん「目次」の有無はクライアントとの綿密な打ち合わせにより、最終的に必要・不必要を決定する必要がありますが、今回お伝えした効用を考えると、特にプレゼンを前提とする資料の場合は目次を付けた方がベターと考えて良いでしょう。 もし、普段あまり「目次」を意識しての資料作成を行っていないようでしたら、これをきっかけて「目次」を作成してみてはいかがでしょうか?読み手(聞き手)の表情が少しだけ変わるかもしれませんよ。    


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