資料作成の補足資料を作ろう

資料作成のPaperdockです。プレゼンの予定がある場合、皆様、どのような資料を作成しますか？おそらく、パワポスライドのみを作成している方が大半だと思います。今回は、視点を変えて、パワポ以外の補足資料について考えましょう。

スライデュメントだけで終わらせない

Paperdockコラムでは以前から、スライドに大量の文章を入れた「スライデュメント」は避けるべきだとお伝えしております。スライデュメントは、日本におけるプレゼンでよく見かけるものですが、スライドは、プレゼンのトークを伝えやすくするためのツールだと思ってください。細かな説明が必要な場合は、補足として、ドキュメントを用意しましょう。 Wordでもいいですし、他のドキュメント作成ツールでもいいです。わかりやすさを優先するために、詳細は、スライドではなく、ドキュメントで作成を行いましょう。

データの検討などはドキュメントに

なぜその結論に至ったのか、など文章の容量が多くなる場合は、ドキュメントとして考察を記述しましょう。スライドにその検討を記述すると、かなり冗長になりますから、聴衆は何について話しているのかわからなくなってしまいます。「詳細は補足をごらんください」と言って、長い説明はスライドから除きましょう。

スライドはメインシナリオを

上記の通り、細かな説明は、ドキュメントにしましょう。スライドは、メインシナリオを書くことにしてください。どのような情報を入れるかで、プレゼンの時間を制御し、聴衆にわかりやすいプレゼンになるよう設計しましよう。これは資料作成時から、プレゼンの本番をシミュレーションしておいた方がいいでしょう。

ドキュメントとスライドは参照しやすい形で

ドキュメントは補足ですから、スライドの何枚目にその説明が参照されるのかを明記しましょう。どこのプレゼンを補足しているのかわからないと、補足資料は邪魔になってしまいます。プレゼンの構造上、例えばA商品とB商品を比較することがある場合、補足がA商品について説明しているのか、B商品について説明しているのかわからなくなってしまっては本末転倒です。索引、脚注、目次など、わかりやすい形式をとっておきましょう、

ドキュメントの作り方のポイント

最後に、ドキュメントの作製ポイントを紹介します。

Point1:スライド番号をまず記述する

これは先述した通り、参照しやすくするためです。一例としては、

=> #1 「マーケットデータの補足」

などとしておくとわかりやすいでしょう。#1というのはスライド番号です。括弧内はスライド内の副題などをつけておくといいでしょう。

Point2:説明に入る前に、どの文言について説明するかを記述

スライド中、ある結論を言ったとします。例えば「商圏を移すべき」という結論について、補足したい場合、よくメールなどに使われる引用マークを使いましょう。具体的には「＞」というマークです。本来これは、Markdown記法という文章の書き方から取られているのですが、メールソフトなどでも使われている場合が多いですね。 Point１とまとめて書くと、