プレゼンの極意【資料作成の効率化】

こんにちわ。今回のプレゼンの極意は、資料の効率化についてです。効率化のテクニックは、特にエンジニア界隈では古くから探求されており、プレゼンの資料作成にも活かせるものが多いです。 ITエンジニアは、少ないコードでシステムが機能するよう、プログラムをモジュール化します。これによってメンテナンスのしやすさを維持し、同じような処理であれば、モジュールを呼び出して再利用します。プレゼンの資料作成についてモジュール化の考え方を取り込んでみましょう。

モジュール化とは

簡単に言って、再利用できる形で共通部分をパーツとして切り出すことです。資料全体は幾つかのモジュールで構成されると考えましょう。例えば、取引先に初めてプレゼンする際、自己紹介として、会社概要のスライドを入れることがあると思います。毎回これをイチから作っていたら大変です。会社概要は、日々更新されるようなものでもないですから、これはモジュールとして、様々な資料に組み込めるように、切り出しておきましょう。

モジュール化設計のコツ

モジュール化するには、共通部分を抜き出すことです。簡単な数学の問題を考えてみましょう。 Aという集団には「1,2,3,6,8,11,13」という要素が入っているとします。 Bという集団には「1,2,3,6,9,12,15,17」という要素が入っているとします。共通する要素は、1,2,3,6です。今回は、AとBという二つの集団を考えましたが、これが10集団で1,2,3,6という要素が含まれていたら、もちろん共通部分として持っておいたほうが楽ですよね。共通部分をcommonとするとcommon=[1,2,3,6]とかき表せるでしょう。 A=common+8,11,13 B=common+9,12,15,17 です。今commonの要素は4つだけでしたので、共有部分を再利用する恩恵があまり受けられないように感じるかもしれません。commonに含まれる要素が、100個だとしたら、AでもBでも100個要素書くのは耐えられないですよね？もちろん、要素が少ない場合は、共通かするほうが面倒であれば、モジュール化しないという選択肢もありです。あくまで、モジュール化は考え方であって、必ずするべき原則ではありません。ただし、将来にこのスライド使いそうだな、と思うものであれば、保存しておくほうが良いでしょう。

マスタスライド

外資コンサルの雄として有名なMcKinsey & Company社では、スライドのデザインが統一されているようです。噂には、ミリ単位でルールが決まっていて、フォントサイズなども規定があると聞きます。マスタスライドはおおよそどのようなプレゼンツールにも搭載されている機能です。ヘッダーやフッターなどに、共通して、ページ数やコピーライトを書くスペースを決めておく機能です。プレゼンの機会が多い方はよく使われていることでしょう。一度綺麗に作っておけば、あとは再利用できますので、これもモジュール化の考え方の一つと言えます。

パーツ単位でモジュール化

パーツ単位でもモジュール化を考えましょう。例えば、グラフなどは、中身は違えど、エクセルなどの表計算ソフトでの計算処理は似通っています。値を入れるだけで、グラフができる状態にモジュール化してあると、効率的です。特にグラフデザインも含めて一から作ると時間がかかりますので、グラフデザインだけでもモジュールとして切り出しておきましょう。

設計に時間をかける

モジュールを使い回せれば、設計に時間を費やすことができます。資料全体はどのようなスライドモジュールで構成されるかを考えましょう。構成設計さえ決まれば、究極的にモジュール化されたスライドを持ち合わせている場合は、モジュールを組み込むだけで資料が完成します。何をモジュール化すればいいかわからない場合は、DRY（Don’t Repeat Yourself:自分で二度も作るな）を思い浮かべてください。つまり、この先、このスライドは何回書くことになるかと考えれば、モジュール化の要否を判断できます。