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その資料、作るのにどれだけ時間かけましたか？
こんにちわ！資料作成代行のPaperdockです。
Paperdockでは様々な資料の作成依頼を受けています。こういう依頼があるのは大変ありがたいことですし、資料作成は作れば作るほどノウハウが蓄積されていくため、今ではかなり短時間で効率的に成果のでる資料を作成することができます。
今回は、資料作成にどれほど時間をかけるのかという点についてみていきたいと思います。
積極的に「怠けよう」
日本人の国民性といえば、「勤勉」で「規律正しい」というイメージが強くあります。特に海外から日本をみるとその特徴がより感じられるでしょう。よく、電車が遅れないことが、海外では神話のように語られているようです。
それ自体は良いことなのですが、本稿では積極的に「怠ける」ということをお伝えしたいと思います。
真面目なあなたは「けしからん！」と思うかもしれませんが、もちろんやるべき仕事をせずにダラダラしようと言っているわけではありません。「怠け方」が重要です。
それ、一から作ることが本当にいいことですか？
つまりこういうことです。資料作成を上司から依頼された際に、Powerpointを開いて、真っ白なキャンパスに向かって一から作ることをやっている方はいませんか？
資料作成は、ストーリーを考え、メッセージを磨き込み、素材を集め、さらにそれをデザインする、と一から作成すると都度膨大な工数がかかります。
限られた時間の中でゼロベースで「きれいに」「丁寧に」つくりあげることが最善なわけではありません。（そして、残念なことに、綺麗に丁寧に作り上げたと思っていても、自己満足で終わっていることが少なくありません。）
あなたのローカルのフォルダの中にはきっと今作ろうとしている資料のベースとなるような、資料が眠っているはずです。あなた自身が持っていなかったとしても、同僚や他のメンバーが保有しているかもしれません。
決して内容が類似している必要があるのではなく、「ここのデザインは今回の論理性にフィットする」や「このアイコンは今回の資料にも使えそうだ」といったように、パーツパーツで流用できるものも多々あるでしょう
とにかく、過去の資料を積極的に流用すること、そしてその流用スキルこそが資料作成の効率化には欠かせない重要要素です
文字が多すぎるスライド
良く文字が大量に書かれているスライドをみることがあります。資料の用途にもよりますが、1ページに一定以上の文字量が入ってくると、そもそもスライドを読む気がなえてしまいます。何を文字で書き、何を口頭で伝えるのか、口頭で補足するためのポイントだけを表示する、といった工夫が何よりも重要になってきます。
「車輪の再発明」は必要か？
エンジニアリングの界隈では、すでに世の中にあるものを使わずに一からわざわざつくること（しかも大概、既存のものの方がクオリティが高い）を「車輪の再発明」と呼ぶそうです。
重要なことは、最小の工数で最大の効果を得ることです。
前述したように、過去の資料を積極的に流用することで、効率的に時短してくことが重要となります。
資料作成の目的は何か？
資料作成する前段階として、その資料の目的をしっかりと理解する、という作業を行うことが非常に重要です。
「その資料は誰に対して使うものなのか？」「資料だけが独り歩きするのか？それとも、プレゼンとして説明と一緒に使われるのか？」「読む相手の年齢はいくつくらいが想定されるのか？」
そういった資料の目的を事前に考えることで、資料作成を行う際の前提条件を整理でき、資料作成が効率的に行える一助となるでしょう。
資料はあくまで補足的な位置付けのものですので、効率化できる部分は積極的に省いていき、その資料を使った「成果」の部分に時間をかけていきたいですね。
「資料作成そのものを外注する」という行為自体もまさにこの資料作成の効率化の一つだと思いますので、是非その際にはPaperdockにお声掛けいただければと思います（笑）
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