忙しいサラリーマン必見！資料作成は外注する時代に！

資料作成代行サービスとは？

東レ経営研究所の調べによると、サラリーマンの月間労働時間のうち26.9％が「資料作成」に費やされている、という調査結果があります。もちろん職種によって違いはあるにせよ、現代のサラリーマンにとってこの「資料作成」の工数の削減は、業務を効率化する上で避けては通れない大きな課題となっています。資料作成の占める業務割合「えっ！？そんなに！！？？」と思う方も多いかもしれませんね。でも今一度、自分の仕事の一日を振り返ってみてください。営業のための企画書作成、新しい広告のための媒体資料の更新、もしくは社内を説得するための説明資料、といったように社外向け、社内向けを問わず、パワーポイントを使って資料作成をすることは日常茶飯事になっているのではないでしょうか？そんな中、最近増えてきているサービスがこの「資料作成代行サービス」です。読んで字のごとく、今まで自身で行っていた「資料作成」を「代行」してくれるサービスです。

でも、実務の内容を知らない人が資料作ってもねぇ・・・
お願いすることそのものに時間がかかってしまうしなぁ・・・
費用対効果が低いんじゃないの？

まだまだ世間的には認知が十分ではないこの「資料作成代行サービス」。ここでは、資料作成代行サービスを使ってみるメリットを3つ紹介させていただきます。あなたが日常の煩わしい資料作成業務から解放され、資料作成代行サービスを使うきっかけになれば幸いです。

メリット①：業務の効率化／時間の短縮

まず何といっても最大のメリットは業務の効率化です。資料作成を代行してもらっている間に自分は別の作業ができるわけですから、純粋に自分の工数が浮くことになります。が、実際に依頼しようとすると、「代行者に資料の内容説明や依頼をするのに余計に時間がかかるのでは？」という不安がどうしても生じてしまうのではないでしょうか。しかし、そのような心配は無用です。資料作成代行サービス事業者には様々なサービスメニューが取り揃えられており、依頼・発注・納品までが非常にスムーズになっています。例えば資料作成代行サービス「ペーパードック（https://paperdock.jp）」では、「デザインブラッシュアッププラン」と「コンサルティングクリエイトプラン」という2つのわかりやすいプランが用意されています。「デザインブラッシュアッププラン」であれば、既にあるパワーポイント資料を代行者に渡すだけで、それを短期間でシンプル、かつスタイリッシュな資料に変身させてくれます。発注者が必要な行為は、既存のパワーポイントを渡し、資料のテイスト（色味や資料イメージ）を簡単に伝えるだけ。煩わしい資料の内容の説明などは一切不要です。一方、「コンサルティングクリエイトプラン」では、既存のパワーポイント資料がなくても、たとえば「紙に手書きで書いたイメージ図を渡す」「議論の中でホワイトボードに殴り書きした内容をメールで送る」「10分程度のヒアリングで資料に期待する内容を伝える」といった様々なアプローチで、あなたの頭の中にあるものを「資料」という形にすることが可能です。コンサルティング会社出身のコンサルタントが情報を素早く整理し資料の作成に当たっているために、このようなサービスが可能になっているのです。

メリット②：資料の”質”の向上

2つ目のメリットは「資料の質の向上」です。こんな経験はないでしょうか？同じ結論を導いているはずなのに、なぜか同僚のあいつは上司に認められ、自分の案は却下される・・・なぜだろう・・？、と。資料はその内容や結論もさることながら、本質的に重要なことは、「相手へ伝わるか」です。「文字の大きさ」「太字の使い方」「箇条書きにした方が良い部分」「図解・表組みの用い方」「資料のストーリー」といったような構成・見せ方の工夫によって、資料は伝わりやすくも伝わりにくくもなります。伝わりやすい資料を作るためにはこういった「構成」や「見せ方」にこだわる必要があるのですが、実際には内容を吟味することに時間が取られ、構成や見せ方に時間をかけるのは難しいというのが現状ではないでしょうか？資料作成の見せ方そんな中、資料作成代行サービスでは、数多くの資料を手掛けた資料作成のプロが、まさにその「構成」や「見せ方」の部分を圧倒的に改善してくれるのです。今まで「なぜ自分の資料では言いたいことが上司に伝わらないんだろう」と悩んでいたサラリーマンも、上司から「あぁ、そういうことが言いたかったんだな、君は」と言ってもらえること間違いなしです。

メリット③：新しい”気付き”の発見

資料作成を外注するもう一つのメリットは「新しい”気付き”を得られる」ということです。前出した資料作成代行サービス”ペーパードック（https://paperdock.jp）”の「コンサルティングクリエイトプラン」を利用すると、単純に資料の見栄えだけがよくなるのではなく、現職のコンサルタントからの「ここの説得性を増すためにはこういった表現にした方がいいですよ」「ここはこういうことを言いたいんですよね？では、この内容ではなく新しくこちらの内容にしてはどうでしょうか？」などといった提案も受けられるので、結果的に自分では気づけなかった新しい視点を持って資料内容そのものをより説得性の高いものすることができます。この”気付き”は、1人でデスクに向かって「うーんうーん」と悩んでいるだけでは決して生まれません。第3者、かつ、現職のコンサルタントである担当者がコンサルタントならではの視点を持って資料提案を行うからこそ、気付きも生まれ、価値も高まるのです。社外向けの資料だけではなく社内向けの企画提案資料や説明資料などにも多くの利用者がいるのは、ここに価値を見出しているからにほかなりません。資料作成代行サービス資料イメージここまで、資料作成代行サービスを利用するメリットを大きく3つに分けて説明させていただきました。「とはいえまだやっぱり不安が・・・」と思われる方も多いかもしれません。しかし、何事も「百聞は一見にしかず」。まずは一度利用してみることをオススメします。多くの資料作成代行サービスではページ数単価によって料金設定がなされていますので、初めは少ない資料枚数で発注してみて、資料のクオリティや対応時のスピード感などを実感してみるといいかもしれません。近い将来、ビジネス資料は自分で作るものではなく、専門家に外注することが常識となるような世界がくるのかもしれませんね。